شخصی‌سازی محیط کار

تصور کنید دستیاری استخدام کرده‌اید که هر روز صبح همه‌چیز را فراموش می‌کند. هر روز باید از اول بگویید کارتان چیست، گزارش‌ها را کوتاه می‌خواهید و از کلمه‌های قلمبه‌سلمبه خوشتان نمی‌آید. بعد از یک هفته، یا عذرش را می‌خواهید یا یک برگه می‌نویسید و روی میزش می‌چسبانید.

استفاده از هوش مصنوعی بدون شخصی‌سازی، دقیقاً همین دستیار فراموشکار است. در فصل قبل دیدید که برای هر کار خرید خانه، چقدر باید از نو توضیح می‌دادید. این فصل دربارهٔ همان برگهٔ روی میز است، و چند ترفند دیگر که ابزارتان را از یک چت‌بات عمومی به دستیار شخصی خودتان تبدیل می‌کند.

چهار ابزار شخصی‌سازی

پیش از رفتن سراغ جزئیات، نقشهٔ کلی این فصل را ببینید:

دستورالعمل‌های دائمی: برگه‌ای روی میز دستیار

در فصل هشتم نمونهٔ کوتاهی از این تنظیم را دیدید. دستورالعمل دائمی (Custom Instructions) متنی است که یک بار در تنظیمات می‌نویسید و ابزار پیش از هر گفتگو آن را در نظر می‌گیرد؛ انگار پیش از خواندن هر پیام شما، نگاهی هم به آن برگه می‌اندازد. در زمان نگارش این کتاب، هر سه ابزار چنین بخشی دارند. اسمش ممکن است «شخصی‌سازی»، «دستورالعمل‌ها» یا «ترجیحات» باشد و معمولاً در تنظیمات حساب پیدایش می‌کنید.

چه چیزی در آن بنویسید؟

یک دستورالعمل خوب دو بخش دارد:

• دربارهٔ شما: کارتان، کارهایی که بیشتر برایشان از هوش مصنوعی کمک می‌گیرید، سطح آشنایی‌تان با موضوع‌های تخصصی، و اینکه در ایران زندگی می‌کنید. همین جملهٔ آخر جلوی خیلی از پیشنهادهای بی‌ربط را می‌گیرد؛ همان سوگیری که در فصل نهم دربارهٔ آن حرف زدیم.
• شکل جواب: زبان، طول، لحن، قالب و چند قاعدهٔ رفتاری؛ مثل صادق بودن، حدس نزدن و سؤال پرسیدن وقتی درخواست مبهم است.

چه چیزی ننویسید؟

• اطلاعات حساس: کد ملی، نشانی، شمارهٔ تلفن، اطلاعات بانکی و سوابق پزشکی. قانون کارت‌پستال فصل چهارم اینجا هم برقرار است؛ حتی بیشتر، چون این متن در همهٔ گفتگوها حاضر است.
• قاعده‌های مخصوص یک کار: اگر بنویسید «همیشه جواب را در جدول بده»، فردا پیام تبریک تولدتان هم جدولی می‌شود! قاعده‌هایی که فقط به یک کار مربوط‌اند، جایشان در دستیار سفارشی است که کمی جلوتر می‌سازیم.
• جمله‌های مبهم: «خوب جواب بده» یا «حرفه‌ای باش» چیزی به ابزار نمی‌گوید. به‌جایش بگویید حرفه‌ای یعنی چه؛ مثلاً «جمله‌ها کوتاه، بدون اصطلاح انگلیسی، با یک مثال».

یک قالب آماده

دربارهٔ من:
- در [شهر]، ایران زندگی می‌کنم و به خدمات پرداخت بین‌المللی دسترسی ندارم؛ پیشنهادهایت با شرایط ایران جور باشد.
- شغلم [شغل] است و بیشتر برای [کارهای اصلی؛ مثلاً نوشتن گزارش، تولید محتوا، درس خواندن] از تو کمک می‌گیرم.
- آشنایی‌ام با [موضوع‌های تخصصی] در حد [مبتدی / متوسط / حرفه‌ای] است.

چطور جواب بدهی:
- همیشه به فارسی روان و ساده جواب بده، مگر اینکه خودم زبان دیگری بخواهم.
- اول جواب اصلی را در یکی دو جمله بگو، بعد اگر لازم بود توضیح بده.
- جواب‌ها کوتاه باشد؛ اگر توضیح مفصل خواستم، خودم می‌گویم.
- اگر درخواستم مبهم است، پیش از جواب یکی دو سؤال روشن‌کننده بپرس.
- اگر از چیزی مطمئن نیستی، صریح بگو و حدس نزن.
- وقتی نظرم را می‌خواهم، تعارف نکن و ایرادها را هم بگو.
- محاسبه‌های مهم را قدم‌به‌قدم بنویس تا بتوانم چکشان کنم.

جاهای داخل کروشه را با اطلاعات خودتان پر کنید و هر خطی را که به کارتان نمی‌آید پاک کنید. این بخش معمولاً سقف طول دارد؛ اگر جا کم آمد، خط‌های کم‌اهمیت‌تر را حذف کنید. اگر از دو یا سه ابزار استفاده می‌کنید، همین متن را در همه بگذارید تا همه یک‌جور با شما رفتار کنند. یک نسخه از آن را هم در دفترچهٔ پرامپتتان نگه دارید؛ همان عادتی که در فصل چهارم شروع کردید.

حافظه: چیزهایی که خودش یاد می‌گیرد

دستورالعمل دائمی را شما می‌نویسید، اما حافظه (Memory) را خود ابزار پر می‌کند. بعضی سرویس‌ها نکته‌هایی را که در گفتگوها دربارهٔ خودتان گفته‌اید، مثلاً اینکه دو بچه دارید یا برای کنکور ارشد می‌خوانید، به خاطر می‌سپارند و در گفتگوهای بعدی از آن‌ها استفاده می‌کنند. در فصل چهارم دیدید که این قابلیت را کجا می‌شود دید و خاموش کرد؛ اینجا ببینیم چطور از آن خوب استفاده کنیم. در زمان نگارش این کتاب، شکل و دامنهٔ حافظه در هر سرویس و هر نسخه فرق دارد و ممکن است در اکانت شما فعال نباشد.

• صریح بگویید: در ابزارهایی که حافظه دارند، معمولاً کافی است بنویسید «این را به خاطر بسپار: …».
• هر چند وقت یک بار مرورش کنید: سری به فهرست چیزهایی که یادش مانده بزنید و اطلاعات کهنه یا اشتباه را پاک کنید؛ مثلاً «دنبال خانه است»، وقتی خانه را خریده‌اید.
• حواستان به نشت باشد: گاهی حافظه، چیزی را به جوابی می‌کشاند که ربطی به آن ندارد. چون یک بار گفته‌اید رژیم دارید، برای مهمانی تولد هم فقط غذای کم‌کالری پیشنهاد می‌دهد. اگر چنین دیدید، آن مورد را پاک کنید یا در همان گفتگو بگویید «این بار رژیم مهم نیست».
• برای موضوع‌های خصوصی، گفتگوی موقت: سؤالی را که نمی‌خواهید در حافظه بماند، در حالت گفتگوی موقت بپرسید.

دستیارهای سفارشی: یک متخصص برای هر کار

دستورالعمل دائمی برای «همه‌چیز» است. اما بعضی کارها را مدام تکرار می‌کنید و هر بار همان توضیح‌های طولانی را می‌دهید: نوشتن آگهی با یک قالب ثابت، ویرایش گزارش‌های اداری، تولید پست برای پیج کسب‌وکار. برای این‌ها یک دستیار سفارشی بسازید؛ دستیاری با اسم، دستورالعمل و فایل‌های مخصوص خودش که هر وقت لازمش داشتید سراغش می‌روید و بدون یک کلمه توضیح اضافه، می‌داند چه کند.

هر شرکت اسم خودش را روی این امکان گذاشته است. در زمان نگارش این کتاب، در ChatGPT به آن «GPT سفارشی» می‌گویند، در Gemini «Gem» و در Claude «پروژه» (Project)؛ ChatGPT هم بخشی به اسم پروژه دارد. اسم‌ها و امکانات ممکن است عوض شود، و ساختن بعضی از این دستیارها ممکن است فقط در نسخهٔ پولی ممکن باشد یا در نسخهٔ رایگان محدودیت داشته باشد.

بعضی از این امکانات بیشتر به یک همکار متخصص شبیه‌اند که هر وقت کار داشتید صدایش می‌زنید؛ بعضی دیگر به یک پوشهٔ کاری که گفتگوها و فایل‌های یک موضوع را با دستورالعمل مخصوص خودش کنار هم نگه می‌دارد. برای شما فرق چندانی نمی‌کند، چون ساختن همه‌شان چهار قدم دارد:

1. ۱اسم و توضیح کوتاه: مثلاً «ویراستار گزارش‌های اداری».
2. ۲دستورالعمل: قلب کار. همان فرمول‌های فصل ششم را به کار ببرید: نقش، هدف، مخاطب، مراحل کار، قالب خروجی و کارهایی که نباید بکند.
3. ۳فایل‌های مرجع (اختیاری): نمونهٔ متن‌های خوب قبلی، فهرست محصولات، راهنمای لحن یا هر سندی که دستیار باید به آن تکیه کند.
4. ۴آزمایش و اصلاح: با سه چهار درخواست واقعی امتحانش کنید و هر جا اشتباه کرد، دستورالعمل را دقیق‌تر کنید.

اگر نمی‌دانید دستورالعمل را چطور بنویسید، بگذارید خود هوش مصنوعی بنویسد:

می‌خواهم یک دستیار سفارشی بسازم که [کار؛ مثلاً به پیام‌های مشتری‌های فروشگاه آنلاینم جواب بدهد]. اول یکی‌یکی از من سؤال بپرس تا بفهمی دقیقاً چه می‌خواهم. وقتی اطلاعات کافی جمع شد، متن کامل دستورالعمل این دستیار را بنویس: نقش، هدف، مخاطب، مراحل کار، قالب خروجی و کارهایی که نباید بکند.

سه دستیار نمونه

نمونهٔ ۱: دستیار خرید خانه. یادتان هست در فصل قبل گفتیم همهٔ کارهای خرید خانه را در یک جا جلو ببرید؟ این همان جاست. بهتر است آن را به شکل پوشهٔ کاری بسازید و جدول مقایسهٔ آگهی‌ها و یادداشت‌های بازدید را به‌عنوان فایل به آن بدهید.

تو دستیار من در خرید اولین خانه‌ام هستی. ما [ترکیب خانواده؛ مثلاً یک زوج با یک بچهٔ کوچک] هستیم و در [شهر] دنبال آپارتمان می‌گردیم.
وظیفه‌ات: مرتب کردن و مقایسهٔ آگهی‌ها، آماده کردن چک‌لیست و سؤال برای بازدید، تمرین مذاکره و توضیح سادهٔ اصطلاح‌های قرارداد.
قواعد:
- مقایسه‌ها را همیشه در جدول بده و اطلاعاتی را که در آگهی نیامده، «ذکر نشده» بنویس؛ هرگز حدس نزن.
- قسط وام یا هر عدد مالی مهم را خودت حساب نکن؛ فرمول اکسل بده تا خودم حساب کنم.
- دربارهٔ قوانین و قرارداد حکم قطعی نده و شمارهٔ مادهٔ قانونی نیاور؛ توضیح بده و فهرست سؤال برای وکیل آماده کن.
- اگر قیمت روز بازار را پرسیدم، یادآوری کن که اطلاعات به‌روز نداری و باید از مشاور املاک و منابع محلی بپرسم.
- پیش از جواب، فایل‌های این پروژه را در نظر بگیر؛ آن‌ها آخرین وضعیت جستجوی ما هستند.

نمونهٔ ۲: ویراستار متن‌های کاری. برای کسی که هر روز نامه، گزارش یا ایمیل اداری می‌نویسد.

تو ویراستار متن‌های اداری من هستی. هر متنی که برایت می‌فرستم، این کارها را انجام بده:
- غلط‌های املایی و نگارشی را درست کن، نیم‌فاصله‌ها را درست بگذار و «ی» و «ک» فارسی به کار ببر.
- لحن را رسمی اما گرم و روان کن؛ جمله‌های طولانی را بشکن و کلمه‌های تکراری را عوض کن.
- معنی و اطلاعات متن را تغییر نده و چیزی به آن اضافه نکن.
خروجی: اول متن ویرایش‌شده را بده، بعد در حداکثر پنج خط مهم‌ترین تغییرها را بگو.
اگر جایی از متن مبهم است یا ممکن است دو معنی داشته باشد، ویرایشش نکن و از من بپرس.

نمونهٔ ۳: نویسندهٔ پیج یک کسب‌وکار خانگی. فرض کنید یک کسب‌وکار کوچک شیرینی‌پزی خانگی دارید. پنج پستی را که قبلاً بیشترین بازخورد را گرفته‌اند و فهرست محصولاتتان را به‌عنوان فایل به دستیار بدهید.

تو نویسندهٔ محتوای پیج «[نام کسب‌وکار]» هستی؛ یک کسب‌وکار خانگی شیرینی‌پزی در [شهر]. مخاطب‌های ما بیشتر مادرها و دانشجوها هستند.
لحن: صمیمی و گرم، مثل حرف زدن با یک همسایهٔ خوش‌برخورد. جمله‌ها کوتاه و حداکثر دو ایموجی در هر پست.
در فایل‌های این دستیار، پنج پست موفق قبلی و فهرست محصولات هست. لحن را از پست‌های نمونه یاد بگیر و اطلاعات محصول را فقط از فهرست بردار.
هر بار که موضوعی دادم، سه کپشن کوتاه با سه شروع متفاوت بنویس و آخر هر کدام یک دعوت ساده به سفارش بگذار.
هیچ قیمت، تخفیف یا ادعای سلامتی (مثل «بدون قند» یا «رژیمی») از خودت اضافه نکن.

ببینید هر سه دستورالعمل چه چیز مشترکی دارند: نقش روشن، کارهای مشخص، قالب خروجی، و فهرستی از کارهایی که نباید بکند. همین بخش آخر است که دستیار سفارشی را قابل اعتماد می‌کند.

کتابخانهٔ شخصی پرامپت

در فصل چهارم گفتیم باارزش‌ترین دارایی شما در کار با هوش مصنوعی، پرامپت‌هایی است که با تجربه به نتیجه رسیده‌اند. حالا وقت آن است که آن دفترچه را به یک کتابخانهٔ مرتب تبدیل کنیم؛ کتابخانه‌ای که بیرون از هر ابزاری است و اگر فردا ابزارتان را عوض کردید یا اکانتتان بسته شد، با شما می‌آید.

کجا نگه دارید؟

هر جایی که سریع در دسترس باشد و بشود در آن جستجو کرد: اپ یادداشت گوشی، یک فایل Word روی کامپیوتر، یک سند در گوگل درایو، یا حتی بخش پیام‌های ذخیره‌شدهٔ پیام‌رسانتان. مهم این است که همه یک جا باشند، نه پراکنده در ده جا.

از پرامپت یک‌بارمصرف تا قالب

راز یک کتابخانهٔ خوب، قالب است: پرامپتی که بخش‌های متغیرش با جای خالی داخل کروشه مشخص شده‌اند. مثلاً این پرامپت یک‌بارمصرف:

یک پیام مؤدبانه برای همسایهٔ طبقهٔ بالا بنویس و خواهش کن بعد از ساعت یازده شب صدای تلویزیون را کم کند. لحن دوستانه باشد و از سه جمله بیشتر نشود.

به این قالب تبدیل می‌شود:

یک پیام [مؤدبانه / رسمی / صمیمی] برای [گیرنده] بنویس و [درخواست]. لحن [لحن] باشد و از [تعداد] جمله بیشتر نشود.

حالا همین قالب برای پیام به صاحب‌خانه، مدیر ساختمان یا معلم بچه‌تان هم کار می‌کند؛ فقط جاهای خالی را پر می‌کنید. لازم هم نیست این تبدیل را خودتان انجام دهید. هر وقت پرامپتی جواب عالی داد، همان‌جا بنویسید:

پرامپتی که در این گفتگو به این جواب خوب رسید را به یک قالب قابل استفادهٔ دوباره تبدیل کن. بخش‌های متغیر را با جای خالی داخل کروشه مشخص کن، مثل [موضوع] و [مخاطب]، و در یک خط بنویس این قالب به چه کاری می‌آید.

هر پرامپت، یک کارت

برای اینکه کتابخانه بعد از چند ماه به انبار شلوغی تبدیل نشود، هر پرامپت را مثل یک کارت با چند برچسب ثابت ذخیره کنید. دسته‌ها را هم ساده نگه دارید؛ مثلاً نوشتن، کار، یادگیری، خانه و خانواده، و تصمیم‌های بزرگ.

عنوان: خلاصهٔ جلسه
دسته: کار
کاربرد: بعد از هر جلسه، وقتی یادداشت‌های درهم دارم
پرامپت:
یادداشت‌های زیر مربوط به جلسهٔ [موضوع جلسه] است. آن‌ها را در سه بخش مرتب کن: تصمیم‌ها، کارهایی که باید انجام شود (با مسئول و مهلت)، و موضوع‌هایی که باز ماند. لحن رسمی و کوتاه باشد.
[یادداشت‌ها]
یادداشت من: اگر جلسه طولانی بود، اول بخواه فقط تصمیم‌ها را بگوید.

ماهی یک بار هم سری به کتابخانه بزنید: پرامپت‌هایی را که هیچ‌وقت استفاده نکرده‌اید پاک کنید و آن‌هایی را که در عمل بهترشان کرده‌اید، به‌روز کنید.

روال روزانهٔ شما با هوش مصنوعی

ابزارها مهم‌اند، اما چیزی که واقعاً فرق ایجاد می‌کند عادت است. کسانی که بیشترین سود را از هوش مصنوعی می‌برند، لزوماً پیچیده‌ترین پرامپت‌ها را نمی‌نویسند؛ فقط هر روز و در جای درست از آن استفاده می‌کنند. این یک روال پیشنهادی است که می‌توانید با زندگی خودتان تطبیقش بدهید:

یک قاعدهٔ ساده هم کمکتان می‌کند بفهمید کی وقت شخصی‌سازی است. اسمش را بگذارید قانون سه بار: اگر یک توضیح را سه بار تکرار کردید، جایش دیگر داخل پیام نیست. اگر به همهٔ گفتگوها مربوط است، به دستورالعمل دائمی ببریدش؛ اگر به یک کار خاص مربوط است، برایش دستیار سفارشی بسازید؛ و اگر یک درخواست کامل است، در کتابخانهٔ پرامپت ذخیره‌اش کنید.

و یک نکتهٔ آخر: شخصی‌سازی کار یک‌باره نیست. همان‌طور که همکار تازه‌واردی بعد از چند ماه کار کنار شما سلیقه‌تان را یاد می‌گیرد، ابزار هوش مصنوعی شما هم با هر اصلاح کوچک، بیشتر شبیه دستیار خودتان می‌شود. از امروز شروع کنید؛ با همان یک برگه روی میز.

جمع‌بندی فصل

• چهار ابزار شخصی‌سازی دارید: دستورالعمل دائمی برای ترجیحات کلی، حافظه برای جزئیاتی که کم‌کم جمع می‌شود، دستیار سفارشی برای کارهای تکراری و کتابخانهٔ پرامپت برای همیشه و همه‌جا.
• در دستورالعمل دائمی بنویسید چه کسی هستید و جواب را چطور می‌خواهید؛ اطلاعات حساس و قاعده‌های مخصوص یک کار را آنجا نگذارید.
• حافظه را هر چند وقت یک بار مرور کنید، موارد کهنه را پاک کنید و برای سؤال‌های خصوصی از گفتگوی موقت استفاده کنید. در اکانت اشتراکی، حافظه را خاموش کنید.
• دستیار سفارشی (GPT، Gem یا Project) چهار قدم دارد: اسم، دستورالعمل، فایل مرجع و آزمایش. مهم‌ترین بخش دستورالعملش، کارهایی است که نباید بکند.
• در کتابخانهٔ پرامپت، پرامپت‌ها را به قالب با جای خالی تبدیل کنید و مثل کارت با عنوان، دسته و کاربرد ذخیره کنید.
• قانون سه بار: هر توضیحی که سه بار تکرار شد، جایش در دستورالعمل، دستیار سفارشی یا کتابخانه است.

این آخرین فصل کتاب بود، اما کار شما تازه شروع شده است: در پیوست‌ها، ۵۰ پرامپت آماده که می‌تواند اولین قفسه‌های کتابخانهٔ پرامپتتان باشد، یک چک‌لیست امنیت اکانت و یک واژه‌نامهٔ کامل منتظرتان است.

ابزارهای هوش مصنوعی، قیمت‌ها و قوانین استفادهٔ آن‌ها مرتب تغییر می‌کند. مطالب این کتاب جنبهٔ آموزشی دارد؛ پیش از هر تصمیم مالی، حقوقی یا پزشکی با متخصص مشورت کنید و مسئولیت رعایت قوانین هر سرویس با کاربر است.