صبح شنبه است. با انرژی یک فهرست بیست‌تایی از کارهای هفته می‌نویسید. پنجشنبه که می‌رسد، نصفش هنوز تیک نخورده و حس می‌کنید یک هفتهٔ دیگر هم از دستتان رفت. مشکل معمولاً تنبلی نیست؛ مشکل این است که برنامه از اول واقع‌بینانه نبوده است.
هوش مصنوعی می‌تواند یک دستیار برنامه‌ریزی عالی باشد: کارها را دسته‌بندی می‌کند، برنامه را بارها و بدون غر زدن از نو می‌چیند، جدول‌های اکسل را تحلیل می‌کند و از یادداشت‌های درهم جلسه، فهرست کارهای مرتب درمی‌آورد. اما یک ضعف بزرگ دارد که اول باید حلش کنیم.
قبل از شروع: هوش مصنوعی شما را نمی‌شناسد
اگر بگویید «برایم یک برنامهٔ روزانه بچین»، برنامه‌ای می‌گیرید برای یک آدم خیالی که ساعت شش صبح بیدار می‌شود، رفت‌وآمد ندارد و هیچ‌وقت خسته نمی‌شود. برای اینکه برنامه به درد زندگی واقعی شما بخورد، یک بار یک کارت معرفی بنویسید و هر بار همراه درخواستتان بفرستید (یا در بخش دستورالعمل‌های دائمی ابزارتان بگذارید):
این اطلاعات من برای برنامه‌ریزی است؛ در همهٔ برنامه‌هایی که برایم می‌چینی رعایتشان کن: - کارمندم؛ شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۸ تا ۱۶ سر کارم. - رفت‌وآمدم با مترو حدود یک ساعت طول می‌کشد. - صبح‌ها ذهنم بازتر است و بعد از ساعت ۹ شب تمرکز ندارم. - پنجشنبه‌ها کلاس ورزش دارم و جمعه‌ها معمولاً خانهٔ پدر و مادرم هستیم. - هدف‌های این فصل: تقویت زبان انگلیسی و راه انداختن یک پیج اینستاگرامی. - برنامه‌ها را واقع‌بینانه بچین؛ ترجیح می‌دهم کمتر برنامه بریزم ولی انجامش بدهم.
جملهٔ آخر را جدی بگیرید. هوش مصنوعی معمولاً برنامه‌ها را بیش از حد پر می‌چیند، انگار شما یک ماشین هستید. همیشه از او بخواهید بخشی از وقت را خالی بگذارد.
برنامهٔ روزانه: از ذهن شلوغ تا فهرست مرتب
بهترین روش شروع، تخلیهٔ ذهن است: هر چه در سرتان است را بدون ترتیب و بدون فکر کردن بنویسید و مرتب کردنش را به هوش مصنوعی بسپارید.
این‌ها همهٔ کارهایی است که امروز در ذهنم است، بدون هیچ ترتیبی: [فهرست درهم کارها] امروز از ساعت ۱۷ تا ۲۲ وقت آزاد دارم. ۱. کارها را در چهار دسته بگذار: فوری و مهم، مهم ولی غیرفوری، فوری ولی کم‌اهمیت، نه فوری نه مهم. ۲. برای وقت آزاد امروزم یک برنامهٔ ساعت‌به‌ساعت واقع‌بینانه بچین و بین کارها استراحت بگذار. ۳. بگو کدام کارها را می‌شود به فردا موکول کرد یا به کس دیگری سپرد.
این چهار دسته، اسم معروفی دارند: ماتریس آیزنهاور. ایدهٔ اصلی‌اش ساده است: خیلی از کارهایی که «فوری» به نظر می‌رسند، در واقع مهم نیستند و خیلی از کارهای مهم، چون فوری نیستند، همیشه عقب می‌افتند.
روش دیگری که هوش مصنوعی می‌تواند در آن کمک کند، بلوک‌بندی زمان است؛ یعنی به جای فهرست کارها، برای هر کار یک بازهٔ زمانی مشخص در تقویم کنار بگذارید، درست مثل یک قرار ملاقات با خودتان.
این برنامه را به صورت بلوک‌های زمانی در یک جدول بنویس: ساعت شروع، ساعت پایان، کار. کارهای سخت را در ساعت‌هایی بگذار که ذهنم بازتر است و کارهای سبک مثل جواب دادن پیام‌ها را کنار هم.
برنامهٔ هفتگی و مرور آخر هفته
یک عادت پانزده‌دقیقه‌ای که بازی را عوض می‌کند: مرور آخر هفته. پنجشنبه یا جمعه، ببینید هفته چطور گذشت و برنامهٔ هفتهٔ بعد را بر اساس واقعیت بچینید، نه آرزو.
این هفته این کارها را برنامه‌ریزی کرده بودم: [فهرست] این‌ها انجام شد: [فهرست] این‌ها انجام نشد و دلیلش این بود: [توضیح کوتاه] ۱. به نظرت الگوی مشکل چیست؟ مثلاً زیادی برنامه ریخته‌ام، یا کارهای سخت را به آخر شب انداخته‌ام؟ ۲. برای هفتهٔ بعد یک برنامهٔ واقع‌بینانه‌تر در قالب جدول بچین: روز، کار اصلی، زمان تقریبی. ۳. فقط یک تغییر کوچک در عادت‌هایم پیشنهاد بده که بیشترین اثر را دارد.
بعد از چند هفته، هوش مصنوعی (اگر در همان گفتگو یا پروژه ادامه دهید) الگوهای شما را بهتر می‌شناسد و برنامه‌ها دقیق‌تر می‌شوند.
برنامهٔ مطالعه: از کنکور تا زبان انگلیسی
برنامهٔ کنکور
دانش‌آموز پایهٔ دوازدهم رشتهٔ تجربی هستم و تا کنکور حدود ۸ ماه وقت دارم. روزهای مدرسه از ساعت ۱۵ به بعد و روزهای تعطیل کل روز می‌توانم درس بخوانم. در زیست و شیمی ضعیف‌ترم و در ادبیات و عربی وضعم خوب است. ۱. یک برنامهٔ کلی ماه‌به‌ماه بچین: هر ماه چه مباحثی، کی جمع‌بندی، کی آزمون آزمایشی. ۲. بعد فقط برای هفتهٔ اول یک برنامهٔ روزانهٔ دقیق بده. ۳. زمان مرور را جدا در نظر بگیر و هر روز یک استراحت واقعی بگذار.
برنامهٔ یادگیری زبان
می‌خواهم انگلیسی‌ام را برای کار تقویت کنم. سطحم حدوداً متوسط است و روزی فقط ۴۵ دقیقه وقت دارم: ۲۰ دقیقه در مترو (فقط با گوشی و هدفون) و ۲۵ دقیقه شب پشت میز. یک برنامهٔ ۱۲ هفته‌ای بچین که هر چهار مهارت (شنیدن، صحبت کردن، خواندن، نوشتن) را پوشش دهد و مشخص کند کدام کار در مترو و کدام پشت میز انجام شود. آخر هر هفته هم یک آزمون کوچک برای سنجیدن پیشرفتم پیشنهاد بده.
هوش مصنوعی فقط برنامه‌ریز نیست؛ می‌تواند معلم خصوصی هم باشد. بعد از هر جلسهٔ مطالعه بگویید: «از درسی که امروز خواندم ده سؤال از من بپرس، یکی‌یکی، و بعد از هر جواب بگو درست بود یا نه.» یک روش مؤثر دیگر مرور فاصله‌دار است؛ یعنی مطلبی را که یاد گرفته‌اید با فاصله‌های بیشتر و بیشتر مرور کنید (مثلاً فردا، سه روز بعد، یک هفته بعد). از هوش مصنوعی بخواهید زمان مرورها را در برنامه‌تان بگذارد.
هدف‌گذاری: از آرزو تا قدم اول
«امسال کسب‌وکار خودم را راه می‌اندازم» یک آرزوی قشنگ است، اما هدف نیست. یک روش معروف برای تبدیل آرزو به هدف، روش اسمارت (SMART) است. یعنی هدف باید:
- مشخص باشد: دقیقاً چه چیزی؟
- قابل‌اندازه‌گیری باشد: از کجا بفهمم رسیده‌ام؟
- دست‌یافتنی باشد: با وقت و پول فعلی‌ام شدنی است؟
- مرتبط باشد: واقعاً به آنچه برایم مهم است ربط دارد؟
- زمان‌دار باشد: تا کی؟
هدفم این است: «امسال کسب‌وکار آنلاین خودم را راه بیندازم.» قبل از هر چیز، اگر اطلاعاتی لازم داری، از من بپرس. بعد: ۱. این هدف را به یک هدف مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و زمان‌دار تبدیل کن. ۲. آن را به چند مرحلهٔ ماهانه بشکن. ۳. برای هر مرحله بگو از کجا بفهمم انجامش داده‌ام. ۴. کوچک‌ترین قدمی که همین امروز در کمتر از ۳۰ دقیقه می‌توانم بردارم چیست؟
سؤال چهارم مهم‌ترین سؤال است. هدف‌های بزرگ معمولاً به این دلیل شکست می‌خورند که قدم اولشان بیش از حد بزرگ است.
کار با اکسل و جدول‌ها به کمک هوش مصنوعی
در فصل قبل دیدیم هوش مصنوعی چطور فرمول می‌نویسد. اینجا یک قدم جلوتر می‌رویم: تحلیل داده، پاک‌سازی و ساخت نمودار.
برای دادن جدول به هوش مصنوعی دو راه دارید. اول، کپی کردن بخشی از جدول و چسباندن آن در گفتگو؛ برای جدول‌های کوچک مناسب است. دوم، بارگذاری مستقیم فایل اکسل یا CSV؛ بسیاری از این ابزارها می‌توانند فایل را بخوانند، محاسبه کنند و حتی نمودار بکشند، هرچند در نسخهٔ رایگان معمولاً محدودیت دارند.
تحلیل یک جدول
فایل پیوست، فروش شش ماه اخیر فروشگاه لوازم‌التحریر من است. ستون‌ها: تاریخ، نام کالا، دسته، تعداد، مبلغ به تومان. ۱. خلاصه‌ای از وضعیت فروش بده: پرفروش‌ترین کالاها، کم‌فروش‌ترین‌ها و روند ماه‌به‌ماه. ۲. سه نکتهٔ غیرمنتظره یا قابل‌توجه که در داده‌ها می‌بینی بگو. ۳. برای هر عددی که می‌گویی، بنویس از کدام ستون‌ها و با چه محاسبه‌ای به دست آمده.
بند سوم یک بیمهٔ مهم است. هوش مصنوعی، مخصوصاً وقتی جدول را به صورت متن در گفتگو چسبانده‌اید، ممکن است در جمع زدن و شمردن اشتباه کند. عددهای کلیدی را خودتان با یک فرمول ساده در اکسل چک کنید.
برای خلاصه کردن جدول‌های بزرگ، اکسل ابزاری به نام جدول محوری (Pivot Table) دارد؛ جدولی که مثلاً با چند کلیک، جمع فروش هر دسته را به تفکیک ماه نشان می‌دهد. اگر تا حالا با آن کار نکرده‌اید، هوش مصنوعی راهنمای قدم‌به‌قدم خوبی است:
در اکسل یک Pivot Table می‌خواهم که جمع فروش هر دسته را به تفکیک ماه نشان دهد. قدم‌به‌قدم بگو کجا کلیک کنم. اکسل من انگلیسی است و اسم منوها را به انگلیسی بنویس.
پاک‌سازی داده
داده‌هایی که در دنیای واقعی جمع می‌شوند، تقریباً همیشه کثیف هستند؛ یعنی یک چیز به چند شکل مختلف نوشته شده و همین حساب‌ها را خراب می‌کند. چند نمونهٔ آشنا در جدول‌های فارسی:
- ی و ک عربی و فارسی: «علی» با ی فارسی و «علي» با ي عربی به چشم یکی‌اند، اما برای اکسل دو اسم متفاوت‌اند و شمارش‌ها را اشتباه می‌کنند.
- شماره موبایل‌های ناهمشکل: یکی با صفر اول، یکی بدون صفر، یکی با پیش‌شمارهٔ ۹۸+ و یکی با عدد فارسی.
- عددهای فارسی و انگلیسی قاطی هم.
- فاصله‌های اضافه اول و آخر متن.
- تاریخ‌ها با شکل‌های مختلف؛ با خط مورب، با خط تیره، با ماه دورقمی یا یک‌رقمی.
- ردیف‌های تکراری.
ستون B جدول من شمارهٔ موبایل مشتری‌هاست، اما با شکل‌های مختلف وارد شده: بعضی با صفر اول، بعضی بدون صفر، بعضی با +98 و بعضی با عدد فارسی. یک فرمول برای گوگل شیت بنویس که همه را به یک شکل یکسان ۱۱ رقمی که با ۰۹ شروع می‌شود تبدیل کند. فرمول را برای ستون C بنویس تا داده‌های اصلی دست‌نخورده بمانند.
و برای مشکل همیشگی ی و ک عربی، فرمولی شبیه این را می‌گیرید که حروف عربی را با حروف فارسی جایگزین می‌کند:
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, "ي", "ی"), "ك", "ک")
قانون طلایی پاک‌سازی: همیشه در یک ستون جدید یا روی یک کپی از فایل کار کنید. وقتی مطمئن شدید نتیجه درست است، آن را جایگزین داده‌های اصلی کنید.
ساخت نمودار
یک نمودار خوب، حرف یک جدول صدردیفی را در یک نگاه می‌زند. اولین سؤال این است که چه نوع نموداری:
| می‌خواهید چه چیزی را نشان دهید؟ | نمودار مناسب |
|---|---|
| تغییر در طول زمان، مثل فروش ماه‌به‌ماه | نمودار خطی |
| مقایسهٔ چند دسته، مثل فروش هر شعبه | نمودار ستونی یا میله‌ای |
| سهم هر بخش از کل، مثل سهم هر دسته از فروش | نمودار دایره‌ای، فقط وقتی دسته‌ها کم‌اند |
| رابطهٔ دو عدد، مثل قیمت و تعداد فروش | نمودار نقطه‌ای |
می‌خواهم در جلسهٔ ماهانه به مدیرم نشان دهم فروش شعبهٔ ما بعد از شروع تبلیغات اینستاگرامی بیشتر شده. داده‌هایم فروش ماهانهٔ دوازده ماه اخیر است. ۱. چه نوع نموداری پیشنهاد می‌کنی و چرا؟ ۲. قدم‌به‌قدم بگو در اکسل چطور بسازمش. ۳. یک عنوان گویا برای نمودار و یک جملهٔ کلیدی برای زیرش پیشنهاد بده. ۴. چه توضیح‌های دیگری، غیر از تبلیغات، ممکن است برای افزایش فروش وجود داشته باشد؟
سؤال چهارم شما را از یک اشتباه رایج نجات می‌دهد: اینکه فروش بعد از تبلیغات بیشتر شده، لزوماً به این معنا نیست که به‌خاطر تبلیغات بیشتر شده است. شاید فصل خرید بوده، شاید رقیبتان تعطیل کرده. بهتر است این سؤال را خودتان قبل از مدیرتان پرسیده باشید.
یادداشت جلسه: از حرفهای پراکنده تا فهرست کارها
جلسه تمام می‌شود، همه می‌روند، و یک هفته بعد هیچ‌کس یادش نیست قرار بود چه کسی چه کاری بکند. هوش مصنوعی در تبدیل یادداشت‌های درهم به یک خلاصهٔ تمیز فوق‌العاده است. می‌توانید یادداشت‌های دستی‌تان را تایپ کنید، یا اگر جلسه ضبط شده، متن پیاده‌شده‌اش را بدهید؛ برخی ابزارها و گوشی‌ها می‌توانند صدا را به متن تبدیل کنند. فقط یادتان باشد قبل از ضبط جلسه، از همهٔ حاضران اجازه بگیرید.
این یادداشت‌های درهم جلسهٔ امروز ماست: [یادداشت‌ها یا متن پیاده‌شدهٔ جلسه] خروجی را این‌طور مرتب کن: ۱. خلاصهٔ جلسه در حداکثر پنج خط ۲. تصمیم‌هایی که گرفته شد ۳. جدول کارها با سه ستون: چه کاری، چه کسی، تا چه تاریخی ۴. سؤال‌هایی که بی‌جواب ماند اگر جایی مسئول یا مهلت یک کار مشخص نیست، حدس نزن؛ بنویس «مشخص نشد».
جملهٔ آخر بسیار مهم است. بدون آن، هوش مصنوعی ممکن است برای پر کردن جدول، کاری را به اسم کسی بنویسد که هرگز قبولش نکرده است. بعد می‌توانید در همان گفتگو بخواهید: «بر اساس همین خلاصه، یک ایمیل کوتاه پیگیری برای شرکت‌کنندگان بنویس.» قبل از ارسال، خلاصه را با حافظهٔ خودتان مقایسه کنید.
مدیریت صندوق ایمیل
اگر هر صبح با پنجاه ایمیل خوانده‌نشده روبه‌رو می‌شوید، به دسته‌بندی ایمیل نیاز دارید؛ همان کاری که در اورژانس با بیماران می‌کنند: اول فوری‌ترها.
در ادامه موضوع و دو خط اول ۱۵ ایمیلی را که امروز گرفته‌ام می‌گذارم. هر کدام را در یکی از این دسته‌ها بگذار: «امروز جواب بده»، «تا آخر هفته»، «فقط برای اطلاع»، «بایگانی». برای ایمیل‌های دستهٔ اول، یک پیش‌نویس جواب کوتاه، حداکثر چهار خط، بنویس. [ایمیل‌ها]
برای جواب‌هایی که هر هفته تکرار می‌کنید هم یک بار متن آماده بسازید:
هر هفته چند بار به این سؤال مشتری‌ها جواب می‌دهم: «سفارشم کی می‌رسد؟» یک متن جواب آماده، مؤدبانه و کوتاه بنویس که جای خالی برای شمارهٔ سفارش و تاریخ ارسال داشته باشد.
بعضی ابزارهای هوش مصنوعی می‌توانند مستقیم به صندوق ایمیل وصل شوند. اگر چنین امکانی دارید، قبل از وصل کردن دقیق بخوانید به چه چیزهایی اجازهٔ دسترسی می‌دهید. و در هر حال، ایمیل‌های محرمانه یا حاوی اطلاعات شخصی دیگران را در گفتگو نچسبانید.
تصمیم‌گیری با جدول مزایا و معایب
هوش مصنوعی نباید به جای شما تصمیم بگیرد، اما می‌تواند فکرتان را مرتب کند. فرض کنید بین دو آپارتمان برای اجاره مردد هستید:
بین دو آپارتمان برای اجاره مردد هستم: آپارتمان الف: ۶۵ متر، ده دقیقه پیاده تا محل کارم، طبقهٔ چهارم بدون آسانسور، اجاره و ودیعهٔ بیشتر آپارتمان ب: ۸۵ متر، یک ساعت با مترو تا محل کار، نوساز و با پارکینگ، حدود ۲۰ درصد ارزان‌تر ۱. یک جدول مزایا و معایب برای هر دو بساز. ۲. معیارهای مهم را پیشنهاد بده و از من بپرس هر معیار برایم چقدر مهم است، از ۱ تا ۵. ۳. بعد از جواب من، یک ماتریس تصمیم وزن‌دار بساز و امتیاز نهایی را حساب کن. ۴. در آخر، نقش مخالف را بازی کن: قوی‌ترین دلیل علیه گزینه‌ای که برنده شد چیست؟
ماتریس تصمیم وزن‌دار یعنی به هر معیار بر اساس اهمیتش یک وزن بدهید، به هر گزینه در هر معیار امتیاز بدهید، امتیاز را در وزن ضرب کنید و جمع بزنید. نتیجه چیزی شبیه این است:
| معیار | وزن | امتیاز الف | امتیاز ب |
|---|---|---|---|
| زمان رفت‌وآمد | ۵ | ۵ | ۲ |
| هزینه | ۴ | ۲ | ۴ |
| فضا و راحتی | ۳ | ۲ | ۵ |
| پارکینگ | ۲ | ۱ | ۵ |
| جمع وزن‌دار | — | ۴۱ | ۵۱ |
حالا یک نکتهٔ ظریف: اگر با دیدن این نتیجه دلتان گرفت و ته دلتان آپارتمان الف را می‌خواستید، این هم اطلاعات مهمی است. احتمالاً معیاری را جا انداخته‌اید (مثلاً آرامش ذهنی از نداشتن رفت‌وآمد طولانی هر روز) یا وزن‌ها را درست نداده‌اید. جدول برای این است که فکر کنید، نه اینکه به جایتان فکر کند.
یک ترفند قدرتمند دیگر پیش‌مرگ (Pre-mortem) است؛ یعنی قبل از تصمیم، تصور کنید تصمیم بد از آب درآمده و دنبال دلیلش بگردید:
فرض کن یک سال گذشته و معلوم شده اجارهٔ آپارتمان ب تصمیم بدی بوده است. محتمل‌ترین سه دلیلش چه بوده؟ و برای هر کدام، همین الان چه کاری می‌توانم بکنم که جلویش را بگیرم؟
جمع‌بندی فصل
- یک کارت معرفی از زندگی و محدودیت‌هایتان بسازید تا برنامه‌ها واقع‌بینانه شوند، و بخواهید برنامه را بیش از حد پر نکند.
- با تخلیهٔ ذهن و ماتریس آیزنهاور، فهرست درهم را به برنامهٔ روزانه تبدیل کنید و هر هفته پانزده دقیقه مرور کنید.
- برای کنکور و زبان، برنامه و آزمون بگیرید، اما قوانین و اطلاعات رسمی را فقط از منابع رسمی بپرسید.
- هدف را با روش اسمارت دقیق کنید و همیشه کوچک‌ترین قدم امروز را بپرسید.
- جدول‌ها را بدون اطلاعات شخصی بدهید، بخواهید منبع هر عدد را بگوید، داده را در ستون جدید پاک‌سازی کنید و نمودار مناسب را انتخاب کنید.
- از یادداشت جلسه، جدول کارها بسازید و بگویید جای نامعلوم را حدس نزند.
- برای تصمیم‌ها، جدول مزایا و معایب و ماتریس وزن‌دار بسازید و همیشه نقش مخالف را هم بخواهید.
حالا که هوش مصنوعی در نوشتن، ساختن و برنامه‌ریزی کنارتان است، وقت آن رسیده که ببینیم در یکی از مهم‌ترین تصمیم‌های مالی زندگی چه کمکی می‌کند؛ فصل چهاردهم دربارهٔ هوش مصنوعی در بازار ملک است.
ابزارهای هوش مصنوعی، قیمت‌ها و قوانین استفادهٔ آن‌ها مرتب تغییر می‌کند. مطالب این کتاب جنبهٔ آموزشی دارد؛ پیش از هر تصمیم مالی، حقوقی یا پزشکی با متخصص مشورت کنید و مسئولیت رعایت قوانین هر سرویس با کاربر است.